意識到傳統記賬方式的巨大弊端和改革的迫切後,我便將自己鎖在了書房之中,開始了一場艱苦卓絕的“制度創新”之旅。
我的目標是:創造出一套既能現後世複式簿記法核心髓,又能被當前時代吏所理解、接和作的“新式記賬法”。
這絕非易事。
我首先翻閱了所有能找到的關於漢代及先秦時期算學、計數、倉儲管理相關的典籍(幸虧我們搶救回來的典籍中,不乏此類實用書籍)。我希能從中找到一些可以借鑑或改良的基礎。
我發現,漢代的記賬方式,雖然以流水賬(單式記賬)為主,但也並非完全沒有可取之。
比如,對於府的錢糧收支,已經有了比較明確的分類科目(如“錢”、“出粟”、“布”、“賜帛”等);對於倉儲管理,也有“實盤點”、“定期核對”等制度雛形。
但這些,都無法解決單式記賬法最本的缺陷——缺乏在的勾稽關係和平衡校驗機制。
一筆經濟業務發生,往往只記錄了資產或負債的單方面變,無法全面反映其對其他方面的影響,更無法過賬戶之間的平衡關係來自發現錯誤或舞弊。
我必須引那個核心原理——“有借必有貸,借貸必相等”!
當然,我不能直接使用“借”和“貸”這兩個現代會計學語,那會讓這個時代的人完全不著頭腦。
我需要用他們能夠理解的語言和概念,來重新詮釋這個平衡法則。
經過反覆的苦思冥想和嘗試,我決定從以下幾個方面,對傳統的記賬方式進行“本土化”的改造和升級:
引“收/增”與“付/減”的對應概念,強調平衡:
我不再將記賬僅僅視為簡單的收和支出流水,而是強調每一筆經濟活,都必然同時引起至兩個賬戶(或專案)的相應變化,且方向相反,價值(或數量)相等。我嘗試用更直觀的詞語來表達這種對應關係。
比如,對於錢款的收付,可以用“收”和“付出”;對於資的增減,可以用“收儲”和“支用”;對於債權債務的發生,可以用“應收/暫付”和“應付/暫收”。
最核心的是強調“平衡”的概念:每一次記錄,都必須保證“收/增”方的總額,等於“付/減”方的總額。這個平衡校驗機制,將是發現錯誤和舞弊的最有力武!
簡化並規範會計科目(賬目分類):傳統的科目分類過於隨意和混。我據徐州當前主要的經濟活,重新設計了一套相對簡化、但邏輯清晰的科目系。
大類: 初步劃分為“歲類”(田租、鹽鐵利、商稅、雜項收等)、“歲出類”(軍費、俸、工程、賑濟、行政開支等)、“倉儲類”(糧食、布匹、鐵料、銅錢、金銀等實資產)、“往來類”(與其他部門、郡縣、甚至個人的臨時借貸或應收應付款項)。
細分: 在每個大類下,再據需要設定更詳細的子科目。比如,“軍費”下可細分為“糧餉”、“械”、“馬匹”、“卹”等。力求做到既能清晰反映主要經濟活,又不至於過於繁瑣,難以掌握。
設計新式賬簿格式,強化勾稽關係:廢棄雜無章的流水賬。
我設計了一種新的賬簿格式,借鑑了後世“三欄式”或“T型賬戶”的思路(但形式上更近竹簡或紙卷的書寫習慣):
分戶立賬: 為每一個重要的科目(如“庫存現金”、“庫存糧食”、“鹽業收”、“軍費開支”等)設立獨立的賬頁(或竹簡卷)。
左右分記(或上下分記): 在每個賬頁,明確區分“收/增加”方和“支出/減”方。每一筆業務發生,都必須同時在相關的兩個(或多個)賬戶的相應方向進行記錄。
比如,收到一筆田租(糧食),則需在“庫存糧食”賬戶的“收”方記錄增加,同時在“歲類-田租”賬戶的“收”方記錄增加(或據平衡規則調整)。
摘要與憑證號: 每一筆記錄,都必須附有簡要的說明(摘要),並註明對應的原始憑證編號!這是追溯責任、防止偽造的關鍵!
強調憑證先行: 我特別強調,任何賬目錄,都必須以合法、合規的原始憑證為依據! 無憑證不得記賬!憑證必須連續編號,妥善保管,以便隨時查核!這從源頭上就大大增加了做假賬的難度!
引定期報表,進行彙總分析:僅僅有分戶賬是不夠的,還需要能夠直觀反映整財務狀況的報表。
我設計了幾種極其簡化的報表:
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