徐爰，字長玉，東海郯（今山東郯城）人，其家族在晉宋之際雖非頂級門閥，卻也有著一定的地方聲。他本名徐瑗，後因與傅亮之父同名，為避嫌而改名為爰，這一細節也從側面反映出當時社會對名諱的看重以及人際往中的審慎態度。
徐爰的仕途起步於東晉末年，初場時擔任晉琅邪王大司馬府中典軍，從此開啟了他漫長的宦海生涯。當時正值天下盪，南北政權對峙，軍事行頻繁，他從北征的經歷中積累了最初的政治與軍事經驗。元熙年間，他轉任劉裕世子中軍參軍，而劉裕正是後來南朝宋的開國皇帝，這一任職為他日後攀附權力核心的重要起點。隨著劉裕禪稱帝，建立南朝宋，徐爰也隨之得到晉升，歷任尚書庫部郎、永世令等職，逐步在新王朝的僚系中站穩腳跟。
文帝元嘉年間，是徐爰仕途穩步上升的時期。他憑藉著在場中歷練出的圓與能力，不斷獲得遷轉。元嘉年間，他先是累遷殿中侍史，後又擔任始興王浚後軍參軍。始興王劉浚是文帝的兒子，在當時擁有一定的權勢，徐爰能為其幕僚，可見其在場中已備一定的鑽營能力。元嘉十二年，他轉任南臺侍史，此時始興王浚鎮守京口，徐爰又隨之擔任浚軍參軍，後遷員外散騎侍郎。京口作為軍事重鎮，地理位置險要，徐爰在此期間的任職，使其對地方軍政事務有了更深的瞭解。
元嘉十六年，徐爰補任長沙王義欣鎮軍參軍，領義太守。長沙王劉義欣是劉裕的侄子，在宗室中地位較高，徐爰能在其麾下任職併兼任地方太守，不僅展現了他的辦事能力，也現出他在宗室圈層中逐漸獲得認可。次年，他再次回到始興王浚麾下，擔任徵北參軍，後遷尚書右丞。尚書省作為中央行政中樞，尚書右丞的職位雖不算頂級高，卻能參與到國家政務的理中，這為徐爰悉朝廷典章制度、積累中央行政經驗提供了重要平臺。
元嘉二十七年，北魏（當時被稱為索虜）大舉南侵，邊境告急，宋文帝派遣張永、沈慶之等將領北討，徐爰被任命為殿中將軍，統攝行留事。“行留事”即負責軍隊出征期間後方的各項事務，包括資調配、人員排程等，這一職責需要極強的統籌協調能力。徐爰在此次軍事行中表現尚可，軍還之後，被授予正員郎一職，這既是對他此次工作的肯定，也為他後續的晉升奠定了基礎。
元嘉三十年，南朝宋歷史上發生了一次重大的宮廷政變——元兇劉劭弒逆。劉劭是宋文帝的長子，因急於奪權而弒殺父親，自立為帝。在這場突如其來的變故中，徐爰展現出了他敏銳的政治嗅覺和果斷的抉擇能力。他沒有依附於弒父篡位的劉劭，而是選擇歸向後來的世祖孝武帝劉駿。世祖即位後，對徐爰的歸附頗為滿意，任命他為太常丞，後轉尚書水部郎。太常丞負責宗廟禮儀等事務，尚書水部郎則掌管水利工程等，雖然並非核心權力部門，但徐爰過這兩個職位，重新在新的政權系中獲得了立足之地。
世祖孝建元年，徐爰加建威將軍，遷尚書殿中郎。孝建三年，他為江夏王義恭大司馬參軍，領錄事，直門下省。江夏王劉義恭是劉裕的第五子，在宗室中極威，擔任大司馬等重要職務，徐爰能進其幕府並領錄事，參與核心事務的理，且得以直門下省，接近權力中樞，這標誌著他的政治地位在不斷提升。門下省是皇帝的近侍機構，負責審議政令等，直此使徐爰能夠更直接地瞭解皇帝的意圖，為他日後迎合上意、獲取寵信埋下伏筆。
大明二年，徐爰迎來了他仕途上的一個重要節點，被任命為尚書左丞，領著作郎，負責撰修國史。在此之前，著作郎何承天已經草創了國史，世祖初年，又命令山謙之、蘇寶生繼續完。但蘇寶生後來被誅殺，編修國史的任務便落到了徐爰上。徐爰在何承天、山謙之舊作的基礎上，進行損益刪改，最終勒《宋書》六十五卷。然而，這部史書卻存在諸多問題。它雖然設立了列傳，但對許多時事記載簡略，且多有忌諱之，又喜好記載符瑞之事，還用辭藻加以修飾，嚴重違背了史書應有的實錄神。這也為後世對徐爰史學就詬病的主要原因。
徐爰格佞，善於揣迎合皇帝的心意，因此深得世祖的寵信和厚待。大明三年，他遷任游擊將軍，仍兼著作郎。游擊將軍雖為武，但在當時也參與部分中樞事務，徐爰能兼任著作郎，可見世祖對他在修史方面的倚重，或是對他的一種特殊恩寵。大明五年，他被任命為廷尉卿，領著作如故。廷尉卿掌管司法刑獄，是朝廷中重要的司法員，徐爰擔任此職，說明他在朝廷中的職權範圍進一步擴大。次年，他轉任左衛將軍，加給事中。左衛將軍負責宮廷宿衛，地位重要，加給事中則使其能更方便地參與朝政議論。大明八年，徐爰遷戶部尚書，尋領右軍將軍，未及拜，又徙任吏部尚書，加散騎常侍。戶部尚書掌管國家財政，吏部尚書則負責員的選拔任免，均為朝廷核心要職，散騎常侍則能侍從皇帝左右，參與機，徐爰此時的職位已然是位高權重，達到了他仕途的一個高峰。
前廢帝即位後，對徐爰依然較為信任，任命他為丹尹，尋除尚書右僕，領衛尉。丹尹負責京城地區的行政事務，地位顯赫，尚書右僕是宰相之職，協助皇帝理政務，領衛尉則掌管宮廷衛，徐爰兼數職，權力進一步鞏固。永元年，他遷任左僕。景和元年，進號鎮軍將軍，加散騎常侍。徐爰歷經多朝，對朝廷的禮儀制度極為悉，這也是他前後所授職中，常常能兼領著作郎的原因，因為朝廷看重他對舊事的稔，便於國史編修工作的延續。
太宗泰始初年，徐爰進位司徒左長史，侍中。司徒左長史是司徒府的重要僚屬，參與司徒府的政務理，侍中則是皇帝邊的親信，負責侍從顧問。不久後，他遷任安北將軍、南東海太守。泰始三年，徙任會稽太守，加秩中二千石。會稽是當時的大郡，經濟發達，地位重要，加秩中二千石現了太宗對他的重視。次年，他被徵為散騎常侍、左衛將軍，領著作郎。泰始六年，出為吳郡太守，秩中二千石，將軍如故。吳郡同樣是南朝的重要郡治，徐爰在地方任職期間，卻暴了他貪婪自私的本。
他在吳郡任上，大肆營私蓄財，聚斂無度，對於有百姓前來投訴的，輒加以罪戮，手段殘忍，引起了當地民眾的極大不滿。太宗得知此事後，將他徵召回京，免去其職。但沒過多久，他又被起用為中散大夫，尋加祿大夫。中散大夫和祿大夫雖為閒職，無實際執掌，但品階較高，這也反映出徐爰在朝廷中基深厚，即便因貪腐被免，仍能很快復出。元徽三年，徐爰去世，時年八十二歲，在那個年代，算得上是高壽了。
徐爰雖然沒有深厚的學功底，但也廣泛涉獵書史，對文章寫作頗為了解，尤其擅長應對酬答，世祖、太宗都對他頗為親近喜。然而，他的格險猜忌，喜好進讒言，與袁顗、戴法興等人相互勾結，排陷害異己，因此士大夫們對他頗為鄙視。他在擔任著作郎編修國史時，所記載的容，大多不是真實況，往往曲筆逢迎，迎合上級的心意。《宋書·恩幸傳》曾評論他說：“徐爰憑藉佞幸而顯貴，他修撰史書，極力撰寫諛辭，掩蓋惡行，宣揚善舉，致使宋世的歷史，大多失去了其真實，這也是史家的罪人啊。”
徐爰有一子名徐增伯，也以才學被人知曉，至太子舍人，可惜英年早逝。
縱觀徐爰的一生，他在仕途上憑藉著對朝廷禮儀的悉、善於迎合上意的能力，歷經多朝而不倒，至高位。然而，他在修史過程中曲筆阿世，違背了史家的守，在地方任職時貪腐殘暴，這些都為他人生中的汙點，也讓他在歷史上留下了負面的評價。他的生平事蹟，不僅反映了南朝宋時期場的複雜與黑暗，也為後世研究當時的政治、史學發展提供了一個特殊的視角。
